在一個不斷分心的時代，擁有一個結構化的收件匣系統意味著可以更快地完成工作，同時減少錯誤。
文章重點
我分享了 3個 Gmail 過濾器，可幫助您決定哪些重要電子郵件會出現，哪些電子郵件應取消優先級，並且在一次性設定後它將持續為您工作。
觀看實際操作
提示 #1 – 過濾 Google 雲端硬碟的評論
如果您使用任何Google 工作區工具（例如文件、表格或投影片），您就會知道，只要有人對您擁有的文件發表評論，或在文件中對您發表評論，您就會預設收到一封電子郵件通知。
我喜歡做的是將單獨的標籤應用到我收到的評論：Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides。
- 我這樣做是因為即使在評論得到解決之後，有時我也可能想返回到該特定的操作項，而在專門搜尋評論時，gmail 中的搜尋欄實際上並不是很好。
那麼，假設我想為 Google 試算表中的評論建立一個篩選器：
- 我轉到 Gmail 設定中的“過濾器和封鎖的地址”部分
- “建立新過濾器”，來自：@docs.google.com，包含“sheets”、“Create Filter”
- 應用標籤“新標籤”表格，您甚至可以單擊“跳過收件匣”，因為創建此過濾器後，您可以單擊標籤旁邊的3 個點並選擇“未讀時顯示”，這會隱藏標籤，除非有一條針對您的新評論
您可以對 Google 投影片重複此過程，只需將「表格」替換為「有單字」欄位中的幻燈片即可。
然而，對於 Google Docs 來說有點不同。如果您只想過濾掉 Google 文件，則必須編寫沒有“表格或幻燈片”，然後繼續建立過濾器。
技巧 #2 – 組合過濾器和模板
在 Gmail 設定中，您可以選擇在外出時設定假期回覆者。這樣做的「問題」是，對於每個向您發送電子郵件的人，您只能收到 1 則訊息。
雖然您可能希望給同事一個可愛或幽默的回复，但當外部客戶向您發送電子郵件時，您可能希望準備好更專業和有尊嚴的回复。
因此，不要打開假期響應程序，而是首先轉到“設定”、“高級”，並確保已啟用模板，然後按一下“儲存變更”。
然後，在新的撰寫視窗中建立兩個範本：
- 一份給你的同事
- 一份供外部合作夥伴使用
透過點擊三個點“模板”，將草稿另存為新模板，另存為新模板，將這兩個模板儲存為模板。
然後，返回設置，過濾器，建立新過濾器，在寄件者欄位中輸入“*@workdomain.com”，建立過濾器，選中“發送模板”並選擇內部模板。之後，僅在寄件者欄位中建立另一個篩選器，輸入「-@yourworkdomain.com」並選擇外部範本。
回來後別忘了把它們關掉！
- 當然，這只是結合 Gmail 過濾器和模板的一種方法。如果您的工作經常收到相同類型的問題，您可以過濾關鍵字並使用答案範本進行回复
或者只是有一個包含“是”一詞的模板，並將其作為自動回复，以便您的重要其他人向您發送電子郵件時，您可以稍後感謝我😉。
技巧 #3 – 存檔行事曆通知
如果您考慮一下，當其他人接受您的日曆邀請時收到電子郵件並沒有真正的好處，因為您無需執行任何其他操作。通知只是分散注意力。
- 您所要做的就是創建一個過濾器“包含以下內容：檔案名稱：invite.ics”並接受，創建過濾器，跳過收件箱，標記為已讀，然後您可以應用“日曆”等標籤
現在，在有人接受您的邀請後，您將永遠不會收到電子郵件，但如果有人拒絕您的邀請，您仍然會收到通知。在這種情況下，你實際上必須採取行動：你必須跟進並找到新的時間，這樣通知才「有用」。